Programa Plan de inventarios

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PROGRAMA DE TOMA DE INVENTARIO FÍSICO EN ALMACEN DE MATERIALES BIBLIOTECA PLANTA ALTA EMISIÓN: 06/07/2017 VIGENCIA: 06/07/18

I.

INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 2

II. OBJETIVOS...................................................................................................... 2

III.

GLOSARIO .................................................................................................... 3

IV.

ALCANCE...................................................................................................... 4

V.

POLÍTICAS GENERALES ............................................................................. 4

VI.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................. 10

VII.

ANEXOS ..................................................................................................... 12

1

I.

INTRODUCCIÓN

El inventario es la relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén. En términos generales, es la relación o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad, hecha con orden y claridad. En contabilidad, el inventario es una relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el número de unidades en existencia, la descripción de los artículos, los precios unitarios, el importe de cada renglón, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario. El inventario apoya a las organizaciones a lograr una eficiente distribución, comercialización y abastecimiento de los productos que manejan. La adecuada aplicación del presente documento, permite cumplir con los ordenamientos establecidos por el Gobierno

Federal en materia

de

administración

y

responsabilidad de los servidores públicos, así como dar cumplimiento a los controles internos de la institución.

II.

OBJETIVOS

 Verificar que las unidades que se muestran en los estados financieros en el rubro de inventarios de: material mobiliario de la universidad estén efectivamente representados por las existencias que se encuentran en el almacén.

 Inspeccionar que el almacén contenga solamente mercancías en buenas condiciones de uso.

 Comprobar que en los inventarios no existan errores aritméticos y hayan sido valuados de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas de información financiera.

2

III.

GLOSARIO

Cliente interno: Se le llama a la entidad dentro de la organización que requiere el programa de toma de inventario para su ejecución. Código de identificación: Se dice de la clave alfanumérica para reconocer un producto y diferenciarlo de los demás. Incluye la información definida por la organización, por ejemplo, SKU, Número de Parte, Código Genérico, etc. Diferencias de inventario: Se refiere a la inconsistencia entre el resultado obtenido de la toma de inventario y el inventario teórico en los registros oficiales de la organización. Dicha inconsistencia suele expresarse como positiva o negativa; a favor o en contra; sobrante o faltante. Eventos: Se dice del requerimiento del cliente externo o interno, así como siniestros o robos. Localidades de conteo: Se refiere al lugar físico donde se almacena(n) producto(s), es plenamente identificable y obedece a una nomenclatura establecida por la organización. Por ejemplo, Bin, Ubicación, Zona, Nave, Almacén, etc. Toma de inventario: Consiste en verificar físicamente los productos, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. La toma del inventario puede considerar, además de la comprobación de la presencia física, su estado de conservación y condiciones de utilización y de seguridad. Conciliación de inventario: Se dice al proceso que permite encontrar las causas raíz de la diferencia de inventarios y que ejecuta las acciones correctivas (ajuste de inventario, relocalización de inventario o movimiento en sistema, etc.) para eliminar las diferencias de inventario, considerando las políticas contables de la organización. Grupo de productos: Se refiere a la clasificación de productos de acuerdo a características definidas por la organización. Se expresa comúnmente como Familia de Productos, Línea de Productos, etc.

3

Reconteo: Se le llama a la acción utilizada en las diferentes técnicas de conteo, para validar el resultado de conteos anteriores. Dicha acción es utilizada cuando existe diferencia de inventario. Corrección: Realizar cambio de cantidades erróneas en el kardex faltantes o sobrantes de acuerdo al conteo del inventario físico. Verificación: Verificar la cantidad inventariada con el saldo que figura en el listado de kardex.

IV.

ALCANCE

La presente norma alcanza a los departamentos de

contabilidad, recursos

materiales, dirección de finanzas y planeación.

V.

POLÍTICAS GENERALES

1.- El presente programa tiene vigencia de un año 06/07/2017 – 06/07/2018 debido a que el material manejado no tiene rotación y el material actualmente en este almacén pronto será removido por lo que deberá analizarse nuevamente este plan de manera que se actualice a los requerimientos necesarios. 2.- El anexo 1 presenta la lista de materiales a inventariar así como la descripción del producto y códigos de identificación. El inventario físico se llevara a cabo el día 06/07/17 a las 11:30 horas en el almacén ubicado en el edificio de biblioteca planta alta, mismo que tomara el conteo por piezas como unidad de medida para todos los materiales. 4

3.- El sustento del programa de toma de inventario de productos elaborado, está priorizado por los criterios de categorías de acuerdo al tipo de producto para facilitar el conteo físico de piezas y poder lograr una fácil localización de los materiales así como optimizar el espacio del almacén, la distribución de las categorías se puede observar en el layout (anexo 6). 4.- El inventario de materiales existente está basado en el conteo de recepción de materiales registrado en el kardex del departamento de materiales de este almacén de biblioteca planta alta anexo 1 (lista de materiales). 5.- Un día antes a realizar el inventario físico se realizará el acomodo de los materiales en el almacén para identificarlos y ordenarlos correctamente de acuerdo a categorías como se muestra en el layout (anexo 6) aquí también deben ser invitados los participantes del conteo. 6. El levantamiento de inventario estará compuesto por 4 participantes, la cantidad de participantes se determinó de acuerdo al tamaño del almacén y distribución que muestra el layout (anexo 6) así al realizar el conteo una pareja podrá iniciar a contar del inicio y la otra desde el final, también se consideró el tiempo con el que se dispone para realizarlo que es de dos horas. Antes de iniciar el inventario se asignaran a los participantes los siguientes puestos: 1 Jefe de inventario - Serán los encargados de cada grupo de contadores y verificarán que todas las ubicaciones sean contadas y resolverán los problemas que se pudieran presentar. 1 Jefe de almacén – Responsable de aclarar diferencias. 2 Contadores - Se dedicarán al conteo de los títulos en cada una de las ubicaciones. 7.- Antes de iniciar el conteo se deberá llenar el formato de levantamiento de inventario, anexo 4. Este para que quede registro legal firmado por los participantes del conteo. 5

8.- En la realización del inventario se dividirán en 2 parejas, se deberán efectuar 2 conteos, uno por cada pareja. Sólo se contarán una 3ra vez aquellos materiales que arrojen diferencias, anexo 3. 9.-El conteo se realizara el 06/07/17 iniciando a las 11:30 am y terminando a las 13:30, se reunirán el jefe de equipo con el personal a su cargo presentándose ante el titular del almacén por inventariar. 10.- El material que se deberá proporcionar al equipo que realizara el inventario físico es el siguiente: 

Tapones para oído.



Faja (indispensable).



Bata.



Zapato industrial.



Tabla de apoyo.



Lápiz.



Goma y pluma.



Formatos de plan de inventario.

El equipo de seguridad utilizado es para resguardar la integridad de los participantes en el conteo ya que dentro del almacén existen riesgos con los que su equipo de seguridad los puede ayudar a prevenir o disminuir una lesión por ejemplo el uso de faja es indispensable ya que para realizar un conteo correcto pudiera darse la situación de tener que levantar un material y como los materiales con los que cuenta el almacén la mayoría de estos son pesados y la faja puede evitar una lesión, el uso de zapato industrial es indispensable también ya que si hubiera choque al caminar por los pasillos con un material puede evitar lesiones en los dedos de los pies o la caída de materiales sobre los dedos de los pies. El uso de bata sirve para identificar a las personas que están realizando el conteo así como los tapones se utilizan para minimizar el ruido dentro del almacén realizado por las distintas maniobras.

6

11.- El inventario físico de productos será “avisado” por lo tanto se buscara una exactitud del 100% ya que se cuenta con la lista de productos a contar y las cantidades de cada uno de ellos, si se tienen diferencias se deberán realizar las actividades correspondientes como más adelante se detalla. 12.- El conteo se realizara “De pared a pared” porque la cantidad y el tamaño de los materiales lo permite además de que el almacén tiene organizados los materiales por categoría lo que facilitara el conteo, también se eligió de pared a pared porque la periodicidad este inventario se realizara únicamente una vez al año por lo tanto debemos hacer inventario total. También se utilizó este método de conteo porque fue el que sugirió el departamento de materiales para actualizar su kardex. 13.- El inventario se efectuara por pareja, donde contará y apuntará en las hojas de trabajo en filas debidamente ordenadas consignando los nombres de los inventariadores y la fecha en cada una de las hojas. 14.- El proceso de anotación deberá contener el código de identificación, unidades de medida requerida y la cantidad encontrada como se muestra en el anexo no.2 formato para realizar el conteo físico. 15.- Una vez concluida la labor de conteo de los materiales el personal que realizo el inventario entregara todas las hojas de trabajo procediendo a entregar el jefe de equipo dichos documentos. 16.- Conciliación del inventario, la conciliación de inventario se utiliza principalmente para encontrar las causas raíz de las diferencias de inventarios y que ejecuta las acciones correctivas como reconteos y ajustes de inventario. El jefe de inventario o el jefe de equipo en su caso procederán al traslado de los datos contenidos en las hojas de trabajo al listado de control de inventario siguiendo el procedimiento que se detalla: a) Las tolerancias por diferencias de conteo para realizar la verificación será cero, debido al tamaño de los productos y las cantidades se puede realizar un nuevo conteo de manera sencilla ya que la exactitud de la comparación de los conteos debe ser al 100%. 7

b) Se verificará la cantidad inventariada con el saldo que figura en el listado del kardex. La verificación se realiza para comparar las cantidades de los materiales físicamente contra lo que el kardex muestra en su lista de materiales que debe existir. c) En caso de encontrarse diferencia, inmediatamente se efectuará el reconteo en presencia del jefe de inventario. El reconteo se realizara para validar el resultado del conteo anterior y se realizara en caso de diferencias. d) De persistir la diferencia se aplicara la corrección correspondiente de faltante o sobrante por el jefe de inventario y los contadores. La corrección se realiza para actualizar las cantidades que muestra el kardex ya sean faltantes o sobrantes de acuerdo al conteo del inventario físico ya que el material no se ha inventariado desde que recibió en almacén. 15.- Terminada la labor de verificación, al final de los listados deberán suscribirlos necesariamente el encargado del Almacén y el jefe de equipo haciendo un resumen de los faltantes y sobrantes. 17.- La cuadrilla del inventario en función al resultado de inventario, realizará un informe que determine las causas de las variaciones. Deberá tener en cuenta los criterios que se detallan a continuación: Sobrantes de Inventario.- Determinar su origen, principalmente por las siguientes causas: a) Documento fuente no registrados en el kardex físico. b) Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo comprobante de salida. Faltantes de inventario.- En este caso se determinará lo siguiente: a) Faltantes por merma: Tratándose de bienes sólidos que por su naturaleza se volatilizan, será aceptada siempre y cuando esté dentro de la tolerancia establecida.

8

c) Faltantes por volumen de movimiento: En estos casos se determinará los que corresponden a instrumentos de medida y/o en cantidad dentro de márgenes aceptables. d) Entrega de materiales a oficinas y no se descuenta del kardex correspondiente del almacén de materiales.

18.- Al finalizar el proceso de inventario físico el equipo de inventariadores entregarán al jefe de equipo el material de trabajo y levantaran el formato de cierre con la firma de los participantes anexo 5. 19.- El jefe de inventario y encargado de almacén en función a los papeles de trabajo elaborará un informe de inventario que será entregado al departamento de materiales para que esta determine el destino de las diferencias de inventario previo análisis e instancias que correspondan en estos casos. 20.- El almacén será notificado para que proceda a procesar las diferencias de inventario en el kardex físico con las correspondientes notas de ingreso y salida por diferencias de Inventario. 21.- En razón a los informes mencionados y a otros elementos de juicio que considere conveniente procederá a determinar el destino de las diferencias. 22.- Fin del procedimiento

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VI. PASO 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO Departamento de Definen fecha de materiales inventario físico, y notifican vía correo electrónico Almacén Explica e informa vía correo electrónico a los supervisores el procedimiento a seguir para el inventario, programa de actividades y cierre temporal de operaciones. Cuadrilla inventario

de Realiza actividades de acomodo previas al inventario. Cuadrilla de Llena formato de Anexo 4. inventario levantamiento de inventario. Jefe de equipos Genera 2 copias por: Valuación de subinventarios inicial. Encargado de Con apoyo del almacén personal de almacén verifican que se realicen correctamente los conteos según muestras seleccionadas. Contadores Registra las Anexo 2 cantidades de materiales físicamente en su formato de toma de inventarios. Jefe de equipos Una vez concluido Anexo 3 los conteos del inventario, genera la conciliación del inventario entre la 10

existencia teórica y física. 9.

Cuadrilla inventario

10.

Cuadrilla inventario

11.

Cuadrilla inventario

12.

Todos participantes

de Asignará grupos de Anexo 3 contadores de acuerdo a las diferencias, para realizar el tercero, conteo. de Conoce las diferencias resultantes de la toma de inventario y solicita se proceda a las aclaraciones. de Genera valuación por subinventarios para revisar que el ingreso y transferencias de existencias hayan sido las correctas. los Firman de conformidad el acta de cierre de toma física de inventario. Termina Procedimiento.

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VII. ANEXOS ANEXO 1. LISTA DE MATERIALES A INVENTARIAR Nombre del producto

MUEBLE BINARIO EQUIPO DE COMPUTO VITRINA CON TABLERO

PARA

Código de identificación

Material

Color

Cantidad

MC POLI 180X60X83 OFFICE

MELAMINA

ROJO/GRIS

35

ALUMINIO/CO RCHO TELAN

BLANCO

6

NEGRO

2

TELAN

NEGRO

2

NEGRO

25

NEGRO

10

CAFÉ

2

UTM1872

PLASTICO/TE LA POLIPROPILE NO/METAL MADERA/MET AL MELAMINA

GRIS/CROM O NEGRO

1

SOFA TRES PLAZAS (SALA DE DOS PIEZAS) SOFA DOS PLAZAS (SALA DE DOS PIEZAS) SILLA EJECUTIVA

MODERNIST A3 MODERNIST A2 L400

BANCO ALTO DE POLIPROPILENO MESA DE TRABAJO PARA LABORATORIO MESAS PARA COMPUTO E IDIOMAS SILLA DE VISITA

BCP

ECO-VISITA

TELA

MESA TRAPEZOIDAL

MTRAP90X47

BLANCO

330

SILLA SIN BRAZO

OLSON

CALYPSO

510

PIZARRON PORCELANIZADO 1.20 X 2.40 Butaca con paleta

61904

BLANCO

17

122015

AGLOMERAD O /FORMAICA METAL/PLAST ICO ALUMINIO/CO RCHO METAL/TELA

NEGRO

10

ESCRITORIO EN L

ESCL

MELAMINA

GRAFITO Y GRIS

28

MSTR

100

12

ANEXO 2. FORMATO DE TOMA DE INVENTARIOS. FORMATO DE TOMA DE INVENTARIO EXISTENCIAS ALMACEN: Biblioteca Planta Alta Datos del personal Nombre: Carolina Alejos Rodríguez Nombre: José María Ledesma Valladolid Nombre: Jesús Francisco Carreto Rodríguez Nombre: Diego Fernández Soto Nombre del producto

Código de identificación

MUEBLE BINARIO PARA EQUIPO DE COMPUTO

MC POLI 180X60X83

VITRINA CON TABLERO

OFFICE

SOFA TRES PLAZAS (SALA DE DOS PIEZAS) SOFA DOS PLAZAS (SALA DE DOS PIEZAS)

MODERNISTA 3 MODERNISTA 2

SILLA EJECUTIVA

L400

BANCO ALTO DE POLIPROPILENO

BCP

MESA DE TRABAJO PARA LABORATORIO

MSTR

SILLA DE VISITA

ECO-VISITA

MESA TRAPEZOIDAL

MTRAP90X47

SILLA SIN BRAZO

OLSON

PIZARRON PORCELANIZADO 1.20 X 2.40

61904

Butaca con paleta

122015

ESCRITORIO EN L

ESCL

Anexo No.:02 Fecha: 06/07/17

Cantidad Kardex

35 6 2 2 25 10 2 100 265 510 17 10 28

UM

Conteo 1

Pza Pza Pza Pza Pza Pza Pza Pza Pza Pza Pza Pza Pza

13

FORMATO DE TOMA DE INVENTARIO EXISTENCIAS ALMACEN: Biblioteca Planta Alta Datos del personal Nombre: Carolina Alejos Rodríguez Nombre: José María Ledesma Valladolid Nombre: Jesús Francisco Carreto Rodríguez Nombre: Diego Fernández Soto Nombre del producto

Código de identificación

MUEBLE BINARIO PARA EQUIPO DE COMPUTO

MC POLI 180X60X83

VITRINA CON TABLERO

OFFICE

SOFA TRES PLAZAS (SALA DE DOS PIEZAS) SOFA DOS PLAZAS (SALA DE DOS PIEZAS)

MODERNISTA 3 MODERNISTA 2

SILLA EJECUTIVA

L400

BANCO ALTO DE POLIPROPILENO

BCP

MESA DE TRABAJO PARA LABORATORIO

MSTR

SILLA DE VISITA

ECO-VISITA

MESA TRAPEZOIDAL

MTRAP90X47

SILLA SIN BRAZO

OLSON

PIZARRON PORCELANIZADO 1.20 X 2.40

61904

Butaca con paleta

122015

ESCRITORIO EN L

ESCL

Anexo No.:02 Fecha: 06/07/17

Cantidad Kardex

35 6 2 2 25 10 2 100 265 510 17 10 28

UM

Pza Pza

Conteo 2

35 6

Pza

2

Pza

2

Pza Pza Pza Pza Pza Pza Pza Pza Pza

25 10 2 94 265

699 15 10 24

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ANEXO 3. FORMATO DE COMPARACIÓN DE CONTEOS Y DIFERENCIAS FORMATO DE TOMA DE INVENTARIO EXISTENCIAS ALMACEN: Biblioteca Planta Alta Datos del personal

Anexo No.:02

Nombre: Carolina Alejos Rodríguez

Fecha: 06/07/17

Nombre: José María Ledesma Valladolid Nombre: Jesús Francisco Carreto Rodríguez Nombre: Diego Fernández Soto

Nombre del producto MUEBLE BINARIO PARA EQUIPO DE COMPUTO VITRINA CON TABLERO SOFA TRES PLAZAS (SALA DE DOS PIEZAS) SOFA DOS PLAZAS (SALA DE DOS PIEZAS) SILLA EJECUTIVA BANCO ALTO DE POLIPROPILENO MESA DE TRABAJO PARA LABORATORIO SILLA DE VISITA MESA TRAPEZOIDAL SILLA SIN BRAZO PIZARRON PORCELANIZADO 1.20 X 2.40 Butaca con paleta ESCRITORIO EN L

Cantidad Kardex 35 6 2 2 25 10 2 100 265 510 17 10 28

UM Pza Pza Pza Pza

Conteo Conteo Diferencia 1 2 35 6 2

2

Pza

25

Pza

10

Pza

2

Pza

94

Pza

266

Pza Pza

699 16

Pza

10

Pza

24

Conteo 3

0

-

0

-

0

-

0

-

25

0

-

10

0

-

0

-

94

0

-

265

1

266

699

0

2

1

15

10

0

-

24

0

-

35 6 2 2

2

15

15

16

17

ANEXO 6 LAYOUT DE ALMACEN

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